Guide de survie pour travailler à distance en équipe

Comment la moitié de notre équipe a su travailler à distance pendant deux semaines tout en restant productive.


Le travail à distance ne nous est pas étranger.

En octobre dernier, passionné de randonnées en montagne, j’ai eu la chance de travailler à partir de Banff, en Alberta. (Vive les montagnes!)

Notre designer et maitre ultime du branding, Manon, a travaillé à distance pendant quatre mois l’année dernière. Elle a résumé son aventure dans cet article.

Cette année, nous avons décidé de pousser le concept encore plus loin. Huit d’entre nous ont posé pied à Puerto Rico pendant deux semaines, tout en réussissant à rester productifs et efficaces malgré les distractions et la chaleur. Voici le résumé de notre processus et de nos apprentissages en cours de route.


En bref

Le temps vous manque pour tout lire? Voici l’essentiel.

Être heureux signifie être productif
Vous vous souvenez de ces lundis matins dans ce travail que vous n’aimiez pas?

L’aventure favorise la création
De nouveaux liens. Un environnement différent. Des idées à profusion.

Les objectifs communs engendrent des résultats
Une équipe concentrée sur un défi commun est inarrêtable.

Soyez invincibles!

Notre histoire vous inspire? Plongeons!

#1 Le choix l’emporte sur l’obligation

Désolé Neo, tu es peut-être l’Élu, mais tu as tort sur ce point.

“Le choix. La solution est d’avoir le choix.”
-Pas Neo.

Notre philosophie est axée sur la liberté d’agir. Notre culture vise l’équilibre entre l’engagement personnel et le plaisir au travail. Les heures et la présence physique au bureau sont laissées à notre discrétion. Nous concentrons tous nos efforts à livrer un travail de qualité à nos clients, et ce, dans les temps impartis.

Nous croyons fermement qu’une juste dose de liberté est essentielle pour stimuler la créativité et l’engagement. Peu de gens peuvent se vanter d’être productifs pendant 8 heures consécutives, encore moins dans la contrainte temporelle traditionnelle qu’est le 9 à 5. Certains sont au sommet de leur productivité le soir, d’autres le matin. Nous avons tous nos meilleurs et nos moins bons moments, qui sont dictés par notre horloge interne. Lorsque nous sommes dans la « zone », les idées et les solutions viennent naturellement, sans effort. Une heure dans cet état de productivité maximum n’a pas d’équivalent.

Durant notre séjour à Puerto Rico, la plage et la piscine nous faisaient de l’œil. Nous nous autorisions évidemment de prendre des pauses et de morceler notre horaire de travail, question d’apprécier la douce caresse du soleil et l’effet rafraichissant d’une bonne baignade.

À ce stade, vous vous demandez probablement : avec autant de liberté, comment parveniez-vous à travailler, ne serait-ce qu’un minimum? Une partie de la réponse réside dans la confiance. Une grande confiance est accordée aux employés pour leur permettre de travailler quand et où ils sont productifs. La confiance est un atout précieux et il va sans dire que si elle est trahie, il y a des conséquences.

« Avec de grands pouvoirs grandes libertés viennent de grandes responsabilités. »
– Pas l’Oncle Sam, mais bien Spiderman.

Dans les six dernières années, cette confiance n’a été rompue qu’une seule fois. La personne concernée n’est aujourd’hui plus un membre de l’équipe. Malgré tout, la crainte n’est pas une solution.

Le vrai secret pour produire des résultats se situe ailleurs, dans quelque chose de totalement différent.

#2 Forger l’esprit entrepreneurial

En fait, tout est une question de s’entourer des bonnes personnes! Chez Arcbees, nous forgeons l’esprit entrepreneurial chez chaque membre de l’équipe. À leur tour, les membres transmettent cette façon d’être et de penser aux employés nouvellement embauchés.

C’est un cercle vertueux, une contagion positive.

Il y a plusieurs types d’entrepreneurs et chacun dispose de l’habilité de créer de la valeur à sa façon. Cependant, un trait commun les unit tous : leur sens de l’engagement.

Une fois atteint par le désir de créer au sein d’une équipe, chaque employé devient personnellement impliqué dans la création et l’atteinte du succès. Cela a pour effet de désamorcer le besoin de surveillance ou de validation de chaque décision. Peu importe où et quand, chaque membre de l’équipe s’engage à travailler le temps qu’il faut pour assurer le succès du projet.

C’est ce qui nous permet de générer des résultats tout en voyageant à l’étranger, mais ce n’est pas tout. Il y a quelque chose de plus…

Sans surprise, annoncer à nos partenaires et à nos clients nos plans de voyage peut créer de l’inquiétude.

« Comment allez-vous rester productifs? »
« Est-ce que mon projet en sera affecté? »
« Vous êtes fous! »
« Pouvez-vous m’emmener avec vous? »
– Des clients concernés (et un peu jaloux…)

Nous parvenons à cette conclusion : il y a un risque réel. Mais nous croyons en la résolution de problèmes, non pas en évitant le risque, mais en sachant bien le gérer.

#3 Autonomie vs contrôle

L’intérêt de nos clients est toujours au cœur de nos préoccupations. Sans leur entière satisfaction, Arcbees ne pourrait exister. Pour obtenir des résultats de qualité de façon constante tout en étant dans un environnement libre et divertissant, un minimum de structure s’impose.

Comme toutes les autres entreprises, nous nous sommes dotés de systèmes et de procédures bien définis : des sprints de deux semaines, des daily scrum, un système d’évaluation des pairs, une revue systématique du code écrit avant de déployer celui-ci en production, etc. Cela peut paraitre incroyable, mais c’est vrai!

Nous nous appuyons sur un critère spécifique lorsque vient le temps d’établir une nouvelle procédure : la constance. Une procédure nouvellement implantée est considérée comme constante lorsqu’elle est utilisée et appréciée par toute l’équipe. Si la procédure ne parvient pas à s’enraciner dans nos habitudes ou ne respecte pas les besoins de nos clients, nous cherchons à comprendre pourquoi et nous tentons de trouver une nouvelle méthode. LA bonne méthode. Tous les gestionnaires d’Arcbees considèrent qu’il est de leur devoir d’offrir la bonne structure et les bons outils aux employés afin que ceux-ci puissent évoluer dans un environnement de travail optimal, sans être freinés par des procédures désuètes ou contre-productives.

La même mentalité s’applique à notre bureau. Nous apprécions une ambiance pleine de vie et d’énergie. Même si les employés peuvent travailler lorsqu’ils le désirent et à l’endroit qui leur tente, ils décident quand même de passer la majeure partie de leur temps au bureau. Ils viennent pour voir leurs collègues, pour produire du travail de qualité, pour tester de nouvelles blagues (souvent douteuses), pour s’initier aux plus récentes technologies, pour boire du café pas si bon que ça et pour rendre les clients heureux.

Alors… Comment le tout se combine-t-il? Notre voyage a-t-il été un succès? Est-ce qu’un environnement axé sur la liberté des choix et la gestion autonome basée sur l’esprit entrepreneurial a produit les résultats espérés lors de ce périple de deux semaines à Puerto Rico?

Oui, sans l’ombre d’un doute, mais avec un certain prix à payer.

#4 Ce que nous avons appris

Pour être honnête, je nourrissais un peu d’inquiétude quant à la productivité de notre équipe avant de partir.

Oh, que j’avais tort! 

La contagion positive évoquée plus tôt s’est totalement emparée de notre équipe lors de notre voyage à Puerto Rico. Certains d’entre nous ont réalisé des journées de 16h de travail. À un certain moment, il m’est même arrivé de me demander pourquoi nous étions ici! 

Conseil #1 : Établissez vos limites.
Nous étions tellement inquiets de ne pas travailler assez fort lors de notre séjour que nous avons surcompensé en travaillant plus qu’à l’habitude. C’est l’un des aspects potentiellement négatifs de la fibre entrepreneuriale qui nous habite tous.

Conseil #2 : Prenez du temps pour vous.
Passer deux semaines avec vos collègues sous le soleil des tropiques est génial, mais nous avons tous besoin de temps personnel si nous voulons rester collaboratifs. Un peu de paix et de tranquillité ainsi qu’un grand respect de l’espace privé des autres aidera grandement à prévenir l’épuisement social.

Conseil #3 : Soyez plus qu’un collègue.
Bien que nous nous considérons déjà comme une grande famille, c’est durant ces moments d’étroite cohabitation que nous apprenons à nous connaitre un peu mieux. Vous verrez vos collègues sous un jour différent. De nouvelles conversations, une aide mutuelle et de profonds liens renforceront la culture de votre entreprise.

Trucs & astuces

Avant de quitter

Assurez-vous que l’équipe pourra travailler de façon efficace tout en appréciant son voyage

  • Planifiez un espace de travail : choisissez un endroit pour loger qui dispose d’assez d’espace pour tous les membres de l’équipe et qui inclut un espace désigné où les gens pourront travailler. Une cuisine ou un salon avec une table assez grande sont d’excellents endroits où travailler efficacement. Airbnbavec ses filtres de recherche, vous simplifiera la vie pour dénicher l’endroit idéal.
  • Communiquez constamment : nous utilisons Slack pour partager facilement et rapidement de l’information entre les divers membres de l’équipe, tant avec ceux en voyage qu’avec ceux qui sont restés au Québec.
  • Validez la vitesse et la fiabilité de la connexion internet : vous pouvez demander à votre hôte d’exécuter un test de vitesse sur son Wi-Fi (comme celui-ci,de Netflix) avant de louer.
  • Recherchez les activités disponibles : il est facile de laisser le travail prendre le dessus une fois sur place. Identifiez les activités à proximité et profitez-en!
  • Munissez-vous d’un Poo-Pourri : cela peut paraître stupide, mais la proximité avec ses collègues peut avoir ses limites. On vous laisse en juger.
  • Une courte liste de l’essentiel du nomade numérique :
    • Ordinateur portable, chargeur et, si possible, batterie de secours
    • Téléphone avec son chargeur (n’est-ce pas, Max?)
    • Écouteurs
    • Rallonge électrique (pour huit personnes, nous vous conseillons d’en apporter deux)
    • Écran solaire (protégez-vous!)
    • Papier et crayons
    • Paquet de cartes (ou tout autre jeu se transportant facilement)
    • Trousse de premiers soins et médicaments de base

Pendant le voyage

  • Travaillez dans l’avion : à 30,000 pieds dans les airs, la productivité peut étonnamment augmenter.
  • Commencez la journée en planifiant celle-ci : réservez du temps pour le travail et du temps pour les loisirs, sans quoi vous risquez de ne pas voir les heures filer et de passer à côté du beau temps à l’extérieur. Pas cool!
  • Téléchargez MAPS.ME : localisez-vous sans forfait de données.
  • Prenez des photos : utiles pour les souvenirs, et qui feront aussi de très bons outils marketing.
  • Travailler avec vos pieds dans la piscine est possible (mais attention au mélange ordinateur portable et eau).
  • Les meetings en costume de bain n’en sont pas moins sérieux.
  • Prenez des pauses régulièrement : elles aideront à votre productivité.
  • Ayez toujours un drink à portée de main : votre cerveau se doit de rester hydraté!

Pour les cuisiniers en chef :

  • Planifiez les repas 2 à 3 jours à l’avance : cela diminuera et simplifiera les voyages de groupe à l’épicerie.
  • Déjeuners et dîners : laissez-les à la discrétion des membres de votre équipe, qui pourront ainsi manger selon leur propre horaire.
  • Soupers : rassemblez-vous autour d’une grande table. C’est un moment d’équipe bien mérité après tant de travail! Notre meilleure recette du voyage : un bol de chirashi maison.
  • Puerto Rico a une sélection impressionnante de bières de microbrasseries. Merci Untappd de nous avoir permis de les découvrir.

Le mot de la fin

Nous avons pris un risque.

Nous avons entrepris de tester si le travail à distance en tant qu’équipe était réaliste, et nous revenons avec la conviction que nous avons réussi à tous les niveaux. Des souvenirs collectifs ont été gravés, des aventures ont été vécues, des moments heureux ont été partagés et, surtout, un travail de qualité en a découlé.

Nous espérons que notre aventure inspirera d’autres équipes, d’autres agences, à tenter l’expérience de redéfinir la façon de gérer leur temps et de réinventer leur environnement de travail.

Nous revenons de notre aventure avec cette étrange sensation que rien n’est terminé. Nous venons de poser les pierres de la fondation de quelque chose qui ne fait que commencer.

Ce n’est qu’un début. À suivre!